Manchmal findet eine Retro nicht wie gewohnt statt. Vielleicht ist das Team wegen Krankheit oder Urlaub zu klein besetzt, vielleicht gibt es einen Feiertag, vielleicht hat der Bereich ein Meet-and-Greet mit dem CEO angesetzt und vielleicht ist der Scrum Master nicht verfügbar.
“If you adopt only one agile practice, let it be retrospectives. Everything else will follow.”
—Woody Zuill
Die Retro ist jedoch die wichtigste agile Zeremonie. Wenn sie zu oft ausfällt, gewöhnt sich das Team schnell daran und nutzt seine Zeit lieber für Busywork. Daher sollte der Scrum Master in jedem dieser Fälle trotzdem für eine Möglichkeit zur Reflexion sorgen, damit das Team nicht das Gefühl bekommt, das Ausfallen der Retro führt zu mehr Zeit. Die beste Möglichkeit ist oft, das Event an einen passenden Punkt zu verschieben. Wenn das nicht funktioniert, hier ein paar Ideen, was man trotzdem einfordern kann:
- Mini-Retro: Wenn ihr zu zweit oder dritt seid, könnt ihr einfach zusammensitzen und schauen, ob es Dinge gibt, über die ihr reden könnt. Manchmal findet man zu zweit zumindest einen Punkt oder ein Thema pro Person, das einem wichtig ist. Ihr könnt dann an prototypischen Änderungen arbeiten, die ihr ausprobieren wollt, und sie dem Rest des Teams später mitteilen, wenn sie mit den Änderungen einverstanden sind.
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Individuelle Retro: Auch mit Einzelnen kann man die Zeit wie in einem Coaching-Gespräch nutzen. Der Vorteil ist, dass man hier einen guten Grund hat, über Prozesse, Teamdynamik und Verbesserungen zu sprechen, da man mit diesem Gespräch die Retro ersetzt. Passende Fragen müssen je nach Situation oder Herausforderung des Teams (ggf. mit passenden Daten wie einem Burndown-Chart o.ä.) vorbereitet werden – hier ein paar Beispiele: Was hat dich in diesem Sprint am konzentrierten Arbeiten gehindert? Mit wem könntest du noch effektiver zusammenarbeiten – und welche Voraussetzungen müssten dafür geschaffen sein? Wem würdest du danken, wenn er oder sie jetzt hier wäre – und wofür?
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Individuelle Retro per Mail: Wenn wirklich gar keine Face-to-Face Kommunikation zustande kommt, kann der Scrum Master immer noch eine E-Mail mit vorbereiteten Fragen ans Team verschicken. Wenn man dabei schriftlich klären lässt, ob man die Antworten auch ans Team weiterleiten darf (ansonsten kurz direkt klären), dann kann hieraus ein interessantes Ergebnis entstehen. Als Variation können die Teammitglieder auch ein kurzes Video aufnehmen.
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Egal wieviele da sind, jeder kann einen Brief an das Team, an einen Ihrer Teamkollegen oder an die höhere Leitung schreiben. Es könnte eine Problembeschreibung, eine Verbesserungsidee oder ein Dankesschreiben sein. Plant 30 Minuten Zeit ein, gebt dann allen 5 Minuten, die Texte der anderen zu lesen. Frag dann das Team, was sie über die Worte der anderen denken, und was wir damit weiter machen sollen. Soll der Brief an den vorgesehenen Empfänger geschickt werden? Was wäre das Ziel? Wenn die Anwesenden die Texte für unmissverständlich halten, kann man die schließlich in einem Team-Chat veröffentlichen, um zu sehen, welche Reaktionen sie hervorrufen. Bei asynchronen Methoden wie dieser sollte man sich dann zu einem anderen Punkt Zeit nehmen, um mit dem Team über die Inhalte (oder ggf. enthaltene Antworten) zu diskutieren.
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Wenn nur der Scrum Master ausfällt, ist es eine gute Idee, die Retro von einem der Teammitglieder moderieren zu lassen. Hierfür kann der Scrum Master sich mit jemandem besprechen, der die Aufgabe vermutlich übernehmen könnte, und mit diesem abklären, ob der Scrum Master dafür noch etwas vorbereiten soll oder ob das Teammitglied die Retro ganz ohne Hilfe stemmen will.
Ähnlich kann man natürlich bei anderen Events operieren, die ausfallen. Erfahrungsgemäß ist das am ehesten das Review. Wenn das Review ausfällt, und ein Verschieben unmöglich ist, empfehle ich, ein Video bzw. Screencast aufzunehmen, und einen kleinen Fragebogen zu entwerfen, um die Stakeholder zum Ansehen und Feedback geben zu motivieren. Anstelle eines Fragebogens kann man auch um ein kurzes Video-Feedback bitten – mit Teams sind kurze Feedback-Videos möglich, ansonsten kann man oft auch mit Boardmitteln (Photo Booth auf dem Mac) oder im Web mit “Record Webcam Video Online” Videos aufnehmen.
Drüber sprechen
Jedes Event bei Scrum hat seinen Zweck, wenn die Events daher ausfallen, kann ein Scrum Master dies immer als Anlass nehmen, um die Ziele des jeweiligen Meetings zu thematisieren. So kann mit dem Team nach Möglichkeiten gesucht werden, wie man die Zwecke des jeweiligen Meetings noch erreichen könnte, und findet am Ende meist heraus, dass das Scrum Event schon die zeitsparendste Möglichkeit ist, eben diese Ziele zu erreichen. Wenn die Retro ausfällt, muss dies eben in eine Sondertermin thematisiert werden.
Feedback
Am Ende dieses Posts frage ich mich natürlich, ob mir noch gute Ideen entgangen sind, oder was ihr von meinen Vorschlägen haltet. Was machst du, wenn Retro oder Review zu oft ausfallen?
